CONDITIONS GÉNÉRALE DE VENTE – ÉVÉNEMENTIEL

Article 1 : Objet
Les conditions générales de ventes décrites ci-après détaillent les droits et obligations entre d’une “Le Pavillon du Bois de Buis” , (la « Société / L’organisateur»), vendant les services définis ci-après, et d’autre part la personne physique  ou morale, dénommée « le Client », achetant un ou plusieurs de ces services par l’intermédiaire d’un contrat tel que défini à l’article 2 des présentes. Ces services sont soumis aux présentes conditions générales.

Les services proposés par “Le Pavillon du Bois de Buis” sont les suivants :

L’organisation et/ou la gestion totale ou partielle de prestations à caractère événementiel, tels que séminaire, team building, inauguration, anniversaire d’entreprise, incentive, garden party, workshop, soirée d’entreprise, conférences, meeting, et toute opération de communication événementielle et marketing.
La mise en place et/ou location d’animations événementielles (challenges, stands, jeux, artistes, …)
La création et/ou mise en place et/ou location de décors événementiels thématiques ou de stands d’exposition marketing
La gestion et/ou mise en place de prestations annexes (hébergement, restauration, technique, signalétique, personnel,…)

Article 2 : Contrat
Le devis, complété des présentes conditions générales de vente, constitue une proposition de contrat pour lequel le Client, ou son éventuel mandataire pour lui-même, déclare expressément disposer du pouvoir, de l’autorité et de la capacité nécessaires à sa conclusion et à l’exécution des obligations lui incombant.

De convention expresse entre le Client et “Le Pavillon du Bois de Buis”, l’acte d’envoi du seul devis signé ou bon de commande vaut de sa part acceptation des termes du contrat et notamment des présentes conditions générales de vente. Pour certains événements,  “Le Pavillon du Bois de Buis” pourra également imposer  les conditions générales de ses partenaires  qui devront également être appliquées.  “Le Pavillon du Bois de Buis” enverra dans ce cas au client le détail de ces conditions en complément du devis.

Article 3 : Obligations du “Pavillon du Bois de Buis”
“Le Pavillon du Bois de Buis” a obligation de mettre en œuvre tous les moyens qu’elle juge nécessaires et suffisants pour satisfaire  ses clients, dans la limite des services contractualisés avec obligation de moyens définis à l’article 1 des présentes.

De convention expresse entre le Client et “Le Pavillon du Bois de Buis”, dans le cadre de l’organisation d’un événement, il est convenu que “Le Pavillon du Bois de Buis” effectue les réservations fermes avec son ou ses prestataires qu’après réception et  encaissement effectif du premier acompte ou de l’acompte unique tels que définis à l’article 5 des présentes. En cas d’indisponibilité, pour la date souhaitée, du ou des prestataires prévus consécutivement au délai séparant  la réalisation du devis de l’encaissement de l’acompte, “Le Pavillon du Bois de Buis” fera son possible pour proposer au Client un ou  plusieurs prestataires équivalents ou similaires pour les services contractualisés. Cette nouvelle proposition du “Pavillon du Bois de Buis” n’engage en aucun cas le Client qui est libre de l’accepter ou non. En cas d’acceptation de la nouvelle  proposition par le Client, la relation entre “Le Pavillon du Bois de Buis” et le Client se poursuit dans les conditions stipulées aux présentes et sans modification du contrat initial. En cas de refus de la nouvelle proposition, le ou les acomptes  sont remboursés au Client dans les 30 jours, à compter de la réception par “Le Pavillon du Bois de Buis” du refus écrit de ladite  proposition.

Article 4 : Obligations du client
Le Client s’engage à ne pas dissimuler d’éléments liés à l’Evènement, à l’Organisateur ou à ses partenaires, dissimulation qui serait de nature à retarder, entraver, contrarier, désorganiser le projet ou sa réalisation. Le Client  fera en sorte de faciliter l’accès aux informations dont l’Organisateur aurait besoin.

Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) intervenant(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avérerait nécessaire avant le parfait  règlement de l’intégralité des sommes dues.

Le Client s’engage à ne pas intervenir directement, avant, pendant et après l’événement, auprès des fournisseurs, sous-traitants, personnels et collaborateurs de l’Organisateur.

Si après une éventuelle dénonciation du contrat le Client venait à réaliser ou faire réaliser l’événement qui aurait été défini initialement par “Le Pavillon du Bois de Buis”, une somme égale à 30% de tous les projets devisés et plagiés serait due au “Pavillon du Bois de Buis”.

Article 5 : Paiement
Les tarifs des services vendus sont ceux en vigueur au jour de l’envoi du devis au client. Ils sont calculés T.V.A.C.  En cas de réponse supérieure à 10 jours après l’envoi du devis, “Le Pavillon du Bois de Buis” s’accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment si cela est justifié

. Ils seront applicables à toute nouvelle proposition ou à tout avenant de contrat émis postérieurement à ce délai.

Evénement incluant de l’hébergement et/ou de la restauration et ou du transport

1. a) Réservation confirmée à réception d’un acompte de 50% du montant total de l’Evénement sur le compte ING / BE87 3631 4200 3794. Un complément de 30% sera exigé 1 mois avant la date de Evénement.  Le solde sera versé au plus tard la veille de la date de l’événement.

Lorsque la signature du contrat intervient à 15 jours ou moins du début de Evènement, les deux acomptes  sont remplacés par un acompte unique de 80% du montant total.

Exception :
Selon le prestataire hébergement et/ou de la restauration et/ou transport, il est possible que  ses conditions générales de vente imposent une facturation globale 100% avant l’événement. Dans ce cas le client sera informé au préalable de ces conditions spécifiques pour être acceptées et procéder au règlement nécessaires de la facture.

1. b) A la fin de la prestation, en cas de surcoût, “Le Pavillon du Bois de Buis”calculera le prix effectivement dû et enverra une facture au Client mentionnant ce supplément en plus du prix de base. Le Client devra payer le solde des sommes dues (après avoir pris en compte les paiements anticipés et les acomptes versés) à réception de la facture.

Prestations annexes

1. a) Réservation confirmée à réception de 50% du montant total de l’Evénement. Le solde sera versé à réception de la facture, après l’événement.

1. b) Le Client sera responsable du paiement de toutes dépenses non liées au contrat (frais liés au vol, remplacement ou détérioration du matériel…) encourues par lui ou par ses invités.

1. c) A la fin de la prestation, en cas de surcoût, “Le Pavillon du Bois de Buis”calculera le prix effectivement dû et enverra une facture au Client mentionnant ce supplément en plus du prix de base. Le Client devra payer le solde des sommes dues (après avoir pris en compte les paiements anticipés et les acomptes versés) à réception de la facture. A défaut de versement du premier acompte ou de l’acompte unique, “Le Pavillon du Bois de Buis”ne garantit pas la disponibilité des prestations  et/ou intervenants avec lesquels le devis a été chiffré.

Pénalités de retard
En cas de défaut de paiement total ou partiel des services facturés, le client doit verser au “Pavillon du Bois de Buis” une pénalité de retard égale à une fois et demie le taux d’intérêt légal en vigueur au jour de la facturation des services. Tous les frais que “Le Pavillon du Bois de Buis”est amené à supporter au titre de recouvrement de créances restant dues sont à la  charge du client.

Article 6 : Modifications du fait du client
Le nombre final de personnes participant à l’Evénement sera facturé et ne pourra être inférieur à «90% du nombre précisé sur le contrat initial».

1. a) Si dans les 30 jours qui précèdent le début de l’événement le client souhaite réduire le nombre de participants  “Le Pavillon du Bois de Buis” pourra lui facturer le prix de la prestation prévu initialement sur ledit contrat.

1. b) Si dans les 30 jours qui précèdent le début de l’événement le Client souhaite augmenter le nombre de participants, “Le Pavillon du Bois de Buis” fera son possible pour fournir les services nécessaires en fonction de ces  modifications et pourra augmenter ses coûts en conséquence. “Le Pavillon du Bois de Buis” ne sera pas responsable s’il ne peut  fournir ces services supplémentaires.

Evénement incluant de l’hébergement et/ou de la restauration et/ou une prestation annexe

1. a) Si dans les 10 jours ouvrés qui précèdent le début de l’événement le client souhaite réduire le nombre de participants, le nombre ou type de prestations, ou la durée de l’événement prévu(e) initialement sur le  contrat, “Le Pavillon du Bois de Buis”  pourra lui facturer le prix de la prestation prévu initialement sur ledit contrat.

Dans tous les  cas, le nombre final de participants facturé ne pourra être inférieur à « 90% du nombre précisé sur le  contrat initial ».

1. b) Si dans les 10 jours qui précèdent le début de l’événement le Client souhaite augmenter le nombre de participants, le nombre  ou type  de prestations, ou la durée de l’ événement prévu(e) initialement sur le  contrat, “Le Pavillon du Bois de Buis”  fera son possible pour fournir les services nécessaires en fonction de ces modifications et  pourra augmenter ses coûts en conséquence. “Le Pavillon du Bois de Buis” ne sera pas responsable s’il ne peut fournir ces services supplémentaires.

Article 7 : Modification du fait de l’organisateur
“Le Pavillon du Bois de Buis” s’efforce de tout faire pour le bon déroulement de l’Evénement /prestation du Client, sans toutefois qu’il puisse être tenu pour responsable des cas fortuits, des causes de force majeure ou du fait de tiers. Cependant,  même dans ces dernières hypothèses, “Le Pavillon du Bois de Buis” s’efforcera de rechercher des solutions propres à surmonter toute difficulté apparue. Si avant la date de début de l’Evènement celui-ci est modifié sur un élément essentiel du contrat, le client peut  dans un délai de 7 jours après en avoir été averti :

– Soit annuler le contrat (par courrier ou email uniquement avec accusé réception), auquel cas il obtiendra le remboursement immédiat de toutes les sommes versées ;

– Soit accepter la modification qui lui est proposée. Dans ce cas, un devis modifié lui sera adressé par courrier électronique lui sera adressé lui précisant les modifications, la diminution ou l’augmentation du prix.

Le client ne pourra prétendre à aucune indemnité si la modification de l’Evènement est imposée par un cas de force majeure ou des raisons liées à la sécurité des participants. De plus, “Le Pavillon du Bois de Buis”  ne saurait être confondu avec  ses prestataires qui conservent à l’égard de tout client leurs propres conditions générales ainsi que les responsabilités propres à leur activité aux termes des statuts qui les régissent, de leur législation nationale ou  des conventions internationales instituant entre autres dispositions, une limitation de responsabilités. “Le Pavillon du Bois de Buis”  ne pourra de ce fait être tenu responsable des défaillances de ses prestataires qui annuleraient ou modifieraient une prestation pour des raisons techniques.

Article 8 : Conditions d’annulation
Sauf accord spécial, si le Client annule la réservation ou résilie le présent contrat avant l’opération, “Le Pavillon du Bois de Buis” conservera les acomptes versés quelque soit le motif de cette annulation, à titre d’indemnité contractuelle irréductible de résiliation du contrat.

Par ailleurs en cas d’annulation de la part du Client, ce dernier devra payer au “Pavillon du Bois de Buis”, au titre de faculté de débit, les frais d’annulation suivants :

Entre la date de signature du contrat et 30 jours ouvrés avant la date de début de l’Evènement, 40 % du montant total de la prestation seront dus au “Pavillon du Bois de Buis”
> Entre 29 jours et 16 jours ouvrés avant la date de début de prestation, 80 % du montant total de la prestation seront dus au “Pavillon du Bois de Buis”
> Moins de 15 jours ouvrés avant l’Evènement, la totalité du montant de la prestation sera due au “Pavillon du Bois de Buis”

Annulation par “Le Pavillon du Bois de Buis”
Dans le cas où, pour une raison justifiée et indépendante de sa volonté, autre qu’un cas de force majeure, “Le Pavillon du Bois de Buis” se trouverait dans l’impossibilité d’effectuer une partie ou la totalité d’une prestation prévue, sa responsabilité  serait strictement limitée au remboursement des sommes (correspondant à la prestation non réalisée) versées par le Client.

Article 9 : Responsabilité du client
Le client devra indemniser “Le Pavillon du Bois de Buis”  pour tout dommage ou perte, coûts et dépenses supportés par “Le Pavillon du Bois de Buis” ou un de ses clients, prestataires ou employés et causés par le Client, un de ses invités, agents ou employés qui résulterait de l’organisation de l’Evénement.

“Le Pavillon du Bois de Buis” décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradations…) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels…) apportés par le client ou appartenant aux  participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons…etc..).

Article 10 : Assurance
Dans le cadre de son activité, “Le Pavillon du Bois de Buis”  souscrit à une assurance Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels dont “Le Pavillon du Bois de Buis” serait directement responsable (matériel ou personnel mis en cause).

Néanmoins, le client est libre de souscrire auprès de la compagnie de son choix à une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation,…) pour couvrir tout incident dont ses participants ou représentants seraient directement responsables.

Article 11 : Force Majeure
“Le Pavillon du Bois de Buis” ne sera pas tenu responsable en cas de non observation des présentes conditions générales dans la mesure ou le non respect de ces conditions serait dû à une cause de force majeure, notamment mais sans limitation, un incendie, une tempête, une explosion, une inondation ou catastrophe naturelle, une décision gouvernementale, une pénurie de biens, une grève, une pandémie, l’interruption des transports, un accident ou incident routier, ferroviaire, aérien ou maritime, ou de mauvaises conditions atmosphériques en ce qui concerne les manifestations extérieures ainsi que les avaries, les défaillances ou les retards d’un ou plusieurs prestataires, le  blocage des télécommunications, le blocage d’Internet, etc..

Dans ces cas de figure, le client reste redevable du règlement total de la prestation. Néanmoins, le client est libre de souscrire avant l’événement  auprès de la compagnie d’assurance de son choix à une assurance «Annulation d’opération» garantissant les pertes pécuniaires et/ou les frais supplémentaires restants à charge de l’assuré, par suite d’un des événements évoqués dans cet article.

Article 12 : Confidentialité
“Le Pavillon du Bois de Buis” s’engage à ne pas vendre, partager ni divulguer des données personnelles nominatives du client à des tiers en dehors de son propre usage. Cependant, ces données peuvent être occasionnellement transmises à des tiers agissant pour le compte du “Pavillon du Bois de Buis” ou en relation avec l’activité du “Pavillon du Bois de Buis” dans le cadre de l’utilisation pour laquelle elles avaient été recueillies à l’origine.Le client dispose du droit d’accès et de mise à jour de ses données personnelles nominatives ainsi que du droit de demander leur suppression, conformément à la Loi, à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Le client peut exercer son droit d’accès ou de correction en contactant “Le Pavillon du Bois de Buis” par courrier à l’adresse :

Le Pavillon du Bois de Buis – Chaussée de Charleroi 97 à 1360 THOREMBAIS SAINT-TROND

Article 13 : Publicité et droit à l’image
A titre de références et d’actions publicitaires, “Le Pavillon du Bois de Buis” est autorisé à reproduire ou diffuser tout ou partie de  données de l’événement sur son site internet ou sur tout autre support de communication dont elle pourrait faire  usage ; en particulier la dénomination sociale du client ou le nom de la marque du client, le logo du client ou de la marque du client, les reportages photographiques et vidéos, les témoignages écrits ou audio.

Le client déclare avoir recueilli les autorisations Expresses des tiers figurant dans les données de l’événement, notamment celles des parents ou tuteurs pour les mineurs, et dégager ainsi “Le Pavillon du Bois de Buis” de tout recours de tiers à son encontre visant à interdire la publication de données de l’événement ou à demander des dommages et intérêts.

Par ailleurs, dans le cadre de l’utilisation et de la diffusion par le client de photos, vidéos, extraits écrits ou audio issus de l’événement dont l’organisation a été confiée au “Pavillon du Bois de Buis”, le client s’engage à indiquer systématiquement la mention «Organisation : “Le Pavillon du Bois de Buis”.

Article 14 : Caractère personnel
Le présent contrat est personnel au Client et ne peut être cédé en aucun cas.

Article 15 : Juridiction
Ce contrat est régi par la loi Belge et tout litige s’y apportant sera soumis à la juridiction du Tribunal de commerce de Nivelles.

Merci de votre compréhension.

Eric DEMOL